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太魯閣國家公園管理處民意電子信箱(處長信箱)信件 處理作業程序

內政部97.4.9台內營字第0970802563號令訂定發布

  • 為有效處理太魯閣國家公園管理處(以下簡稱本處)民意電子信箱(處長信箱)信件,訂定本處理作業程序。
  • 本處民意電子信箱(處長信箱
  • 收信及轉信程序由本處收發室於上班時間上、下午各收信至少一次以上,並由收發室承辦人(或當天之代理人)轉信至相關各科、室、站信箱,轉信時並註明信件分類;或下載列印並掛文號送承辦科室辦理。
  • 民意電子信件依性質概分為下列三類:
    • 第一類:
      1.科、室、站應於收信之次日起三個工作天內直接回覆民眾。
      2.以上科、室、站者,各科、室、站應於收信之次日起三個工作天內回覆處長信箱。
      3.及本處Q&A信件由各科、室、站回覆,並副知處長信箱。
    • 第二類:
      僅供研參而無需回覆。
    • 第三類:
      院長信箱、部長信箱及署長信箱交辦信件,各科、室、站應於收信之次日起二個工作天內辦理完成,再由收發室彙整後回覆。
  • 各類信件除三類之外,由各科、室、站主管依分層負責自行決定陳核奉可後回覆或逕行回覆;回覆民眾來信,宜用語清晰易懂,並盡量親切、口語化。
  • 為促進本處民意電子信箱(處長信箱)信件之處理時效,各科、室、站主管請指派代理人一名,負責收發電子信件、管制處理時效等;代理人異動時,應主動通知收發室更新相關資料。
  • 信件如需改分,請於收信後次個工作天內通知收發室。
  • 回信如有必要,請註明承辦人及聯絡電話,以便利來信民眾進一步查詢。
  • 由收發室負責電子信件之列管與稽催,並針對逾期尚未辦結之信件通知各科室站主管儘速辦理。

  • 日期:110-08-02

使用說明及信箱作業方式
如果您的系統設定無誤,當您發信至首長信箱之後,您將會在短暫的時間內收到一封制式的確認信件回函,表示系統已經收到您的來信,請您務必在收件後3日內完成點選信件中的確認網址,確認此信件為您所發送;本處於接獲郵件確認回條後,始為有效信件。若您一直無法收到確認函,可能是您填寫的電子信箱有誤,建議您重新檢視並再次傳送至本處首長信箱。(未收到確認信函補充說明);如仍未能於期限內完成確認,可重新發信傳送至本處首長信箱,重啟發信及確認流程。

未收到確認信函補充說明
如果您無法收到本處首長信箱所寄出之確認信函,請查看以下說明:可能是您使用的電子信箱收信服務暫時出現問題,無法即時收到本處首長信箱發送之信件,煩請您稍後再收信確認;請勿於短時間內發送重複內容信件,謝謝!如果您一直無法收到確認信函,可能是您填寫的電子信箱有誤或設定錯誤,建議您重新檢視並再次傳送至本處首長信箱。

近來因垃圾郵件氾濫,故許多郵件主機皆設有垃圾郵件過濾機制,本處首長信箱所發出之確認信函亦可能被當成垃圾廣告信件、或遭移除確認網址連結而導致民眾無法回復確認。若您為使用一般網頁信箱收信,請您查看確認信函是否在您信箱的垃圾信件匣中,若有時請點選該封信件同時並點按上方類似「這不是垃圾信」按鈕,即可將其移至收信匣,並可避免下封郵件被當成垃圾廣告信件;或請您直接聯繫您的郵件管理人員將本處首長信箱郵件位址設定於白名單中。