使用說明及信箱作業方式
如果您的系統設定無誤，當您發信至首長信箱之後，您將會在短暫的時間內收到一封制式的確認信件回函，表示系統已經收到您的來信，請您務必在收件後3日內完成點選信件中的確認網址，確認此信件為您所發送；本處於接獲郵件確認回條後，始為有效信件。若您一直無法收到確認函，可能是您填寫的電子信箱有誤，建議您重新檢視並再次傳送至本處首長信箱。(未收到確認信函補充說明)；如仍未能於期限內完成確認，可重新發信傳送至本處首長信箱，重啟發信及確認流程。
未收到確認信函補充說明
如果您無法收到本處首長信箱所寄出之確認信函，請查看以下說明：可能是您使用的電子信箱收信服務暫時出現問題，無法即時收到本處首長信箱發送之信件，煩請您稍後再收信確認；請勿於短時間內發送重複內容信件，謝謝！如果您一直無法收到確認信函，可能是您填寫的電子信箱有誤或設定錯誤，建議您重新檢視並再次傳送至本處首長信箱。
近來因垃圾郵件氾濫，故許多郵件主機皆設有垃圾郵件過濾機制，本處首長信箱所發出之確認信函亦可能被當成垃圾廣告信件、或遭移除確認網址連結而導致民眾無法回復確認。若您為使用一般網頁信箱收信，請您查看確認信函是否在您信箱的垃圾信件匣中，若有時請點選該封信件同時並點按上方類似「這不是垃圾信」按鈕，即可將其移至收信匣，並可避免下封郵件被當成垃圾廣告信件；或請您直接聯繫您的郵件管理人員將本處首長信箱郵件位址設定於白名單中。
個資使用告知事項
依據「個人資料保護法」第15條，蒐集您的姓名、電話及電子郵件等個人資料，用於本處首長電子信箱網頁、回復您的電子郵件，以及作為本處首長信箱、人民陳情案件及為民服務考核業務之調查統計使用，將於不損害您的個人權益原則下進行您個人資料之處理及利用，個資保存期間將同本網頁存續。